职场邮件的基本礼仪

朱赟 嘀嗒嘀嗒 2017-02-26

题图:藤とま (@fujitoma1994) | Twitter


最近关于邮件,有一个很狗血的故事。说是 Google 一名做无人驾驶的工程师,跳槽到 Uber 之后,习惯性的在工作邮件抄送列表里添加上了他在 Google 时的团队邮箱,结果把机密文件给发了过去,Google 收到邮件之后,分析发现文件里讲述的无人监视项目和自家如出一辙,判断那名跳槽员工有商业泄密的嫌疑,向 Uber 提起诉讼。


当然,这种剧情其实有点不太合理了。换了公司,换了信箱,其实发邮件时候的 auto complete 根本不会有以前组的地址,肯定需要一个个字母的敲。再 “习惯性”,除非脑袋进水,这样的错误几乎不可能发生。


但实际上,硅谷或者北上广这样 IT 人员流动性特别大的区域,其实是一片很天然的 “技术共享” 的土壤,对于需要保密性特别高的项目,除非你有办法长期保留那些接触到核心技术的员工,否则不过被泄露的更隐晦点,你不知道罢了。


也正因为此,Google、FaceBook 很多好的工具、系统甚至制度,即使不开源,也会在硅谷范围自然流传。你去稍微有点规模的公司问问,哪一家不是有一大票的前 FLAG 员工,而我们周围的朋友,又有几个是和这些大公司没有任何交集的。某个公司作出一项比较牛的技术,也不用费太大劲,把核心的员工挖角几个,这事就算成了。至于你能不能挖到,又是你的本事了。


分割线。


不知道大家有没有过收到一封邮件,尤其是工作中的。然后觉得啼笑皆非,实在不能理解发信人是怎么想的。说几个常见到的情况和故事吧。


邮件该不该你发


职场稍微混久一点,哪些邮件你该发,哪些邮件不该你发,如果不了解,开始就尽量少群发,或者多问。时间长了,看别人都怎么做,留点心。


每个公司和组可能不太一样,但有些事情还是约定俗成的。如果公司有发周报的习惯,周报都是各级老大发,或者老大指定的人发。宣布一个好消息,比如全组达到一个目标、欢迎新人、对外合作达成等等。还是最好等老大来发,因为他/她可能在等一个合适的时机。而且收件人、相关的人也会感觉更隆重一点,你说是不是呢?


有没有抄送不该抄送的人


之前有个朋友,一封关于人事变动的邮件,本来想发给老板的,结果一不小心抄送全组,这个就很尴尬了。还有个朋友,有一次,正一起吃饭,突然他看完手机开始骂娘,因为他手下人一封邮件抄送给了一个根本不该抄送的外组。


我自己也犯过傻。给一个要来公司面试的人发一封热情洋溢的邀请信,本来想 bcc 给我们 Recruiter 的,结果 Gmail 的 auto complete 一不小心,bcc  给了一个我们 VP 也在的一个工程师群里。后来为此被打趣。其实公司组和人多了,auto complete 列表太长,名字像的也很多,特别容易犯这种错误,只能尽量小心了。


群发给一个组的时候,搞清楚这个邮件组里有哪些人,是不是一个别人可以自由加入的邮件组。


不要让别人大吃一惊


尤其是你的老板和上级。这个不用解释了。听说的各种乌龙事件也很惨烈。当然,如果你不打算干了,那又另说。


关于内容


如果发给第一次接触的人,尽量第一段简短介绍一下自己,以及为什么发这篇信件。当然,如果你的签名档有详细的职位、组名,邮件标题又很清楚明确,这一段也可以省掉。


如果邮件太长,最好开头有个 TL;DR。翻译过来是正文简介的意思,一般只有一到两句话,字体加黑。如果别人不想读长邮件,读这两句就够。不过中文邮件好像没有这个习惯。


隐私和骂人的话不要放在邮件里说。且不说各种高科技和数据泄露。日常里,每一封邮件都有可能被截屏、被转发。


该严肃严肃,该高逼格高逼格,该礼貌礼貌。想想邮件主题是什么,收件人都有谁。不该开的玩笑不要开,不那么熟的人也不要试图在邮件里幽默。其实邮件本就没有滋生幽默感的土壤。


遇到过求内推的邮件,自来熟还一副我推荐他能有多大体面似的口吻。连简历我都懒得打开,就和邮件一起扔垃圾桶了。


再说说回复


如果是发给你的,或者是群发但是在邮件中 @ 了你的,那么尽可能的回复。否则,有时候,别人并不一定期待你一定要说点什么,尤其你其实没什么有价值的东西好说。为了回复的回复有时候不过是增加所有在抄送列表上的人的负担而已。


如果你在回复时,改动了收件人列表,出于礼仪,回复的正文最好这样开头:

  +Alice, +Bob, -Kevin

  group-name@ to bcc


这样别人知道你加了谁,减了谁。被放到 bcc 的人,也知道,这是他们会收到的最后一封,后面的讨论就不会再有他们。


如果是一个大组,你对发信人的观点有不同意见,请想一下再回。有几次,被回复 “我觉得你说的哪里哪里有问题”,然后不出三分钟,又回一遍:“哦,我没看仔细,我误解你了,你说的对”。这种会不会让别人爽我不知道,但是起码我心里会说一遍:“你特么就不能认真看完再回复啊”。


点击发送键太快


这个也很常见了:附件没带上,邮件中有影响阅读的错别字,该给的链接没给……有时间,邮件尽量自己读一遍再发出去。重要的邮件,写个草稿,给相关的人过个目再发过去。如果有附件,养成先加附件,再去写内容,这样一般就不会忘了。


互联网时代,电子邮件是交流和做人最关键的部分之一。长点心吧。




吐个槽。


我真是受够我的有些朋友了,明明自己辞职,去开创更美好的未来,偏偏打着 “我失业了” 的旗号。没办法,谁叫我心软呢?小道消息的冯老师当年这么说,我就每篇老老实实地打赏。现在换池老师和二爷,开开心心地跟我说:“安姐,我失业了。” 当然,还有很多这样的朋友,你们不知道名字罢了。


你看,这堆朋友不是自己当老板,就是自己当老板去了,就剩我老老实实打工、拿固定薪水,我是不是更应该被安慰呢?


池老师和二爷你们都认识了。若不认识,赶紧关注《MacTalk》和《二爷鉴书》,若愿意举手之劳打个赏,麻烦说一声是我这边过去的哈。

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更新 2月28日 0:08